A recepção é o rosto e a voz de qualquer organização. Um software de recepcionista automatizado simplifica todo o processo de gerenciamento de visitantes. Seja o cliente, candidato ou cliente, para eles, a recepcionista é o primeiro ponto de contato com a organização. Essa é toda a razão pela qual eles são igualmente importantes para uma empresa como o RH ou o departamento de marketing.

Portanto, um recepcionista é o principal responsável por uma experiência agradável a partir do momento em que o cliente liga ou entra na organização. Porém, gerenciar a comunicação pessoalmente, online e em chamadas, tudo ao mesmo tempo pode ser estressante.

Deveres diversos no escritório, como ligar para clientes, cobrança, agendar compromissos, etc., podem aumentar seu trabalho já desafiador. É quando um software de recepcionista automatizado chega para resgatar.

Aqui está uma lista rápida de alguns dos principais sistemas de software de gerenciamento de front office para maior eficiência em 2019.

Quais são as melhores ferramentas automáticas de recepcionista para PC?

Vonage Business Solutions

As soluções comerciais da Vonage, disponíveis como aplicativos e downloads, ajudam a melhorar as comunicações comerciais. Este software de recepcionista automatizado baseado em nuvem combina sem esforço com navegadores da web, smartphones e produtos comerciais.

Os sistemas de telefone comercial da Vonage são perfeitos para empresas de médio porte que ajustam seu sistema de telefone VoIP com dispositivos que funcionam na Internet.

Também ajuda as empresas a se conectarem por telefone, via mensagens de texto ou videoconferência, economizando muito tempo para as recepcionistas.

A opção de anunciar, não incomodar ou selecionar a opção de conectar dispositivos diferentes em um ramal está entre seus principais recursos. Os gerentes de conta podem gerenciar chamadas através do portal do administrador e avaliar gravações de chamadas, alterar a visibilidade do painel e muito mais.

Eles também podem ver detalhes de cobrança e corrigir limitações de discagem no portal. Além das soluções de desktop, os usuários também podem baixar seu aplicativo móvel para facilitar o acesso. Também pode ser sincronizado com o Google, Outlook ou CRM.

Preço: começa em US $ 19, 99.

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GoCanvas

A entrada de dados e o gerenciamento de contatos são um dos aspectos cruciais da equipe da recepção. O GoCanvas é um dos melhores softwares de gerenciamento de front office que ajuda os usuários a concluir seu trabalho em minutos.

Ele vem com recursos poderosos para as organizações, ajudando os usuários a criar e preencher formulários ilimitados. Como um bônus - os usuários também podem salvar dados ilimitados.

Ele oferece uma ferramenta de arrastar e soltar que permite aos usuários criar seus próprios aplicativos móveis sem qualquer codificação ou programação. Ele também permite que os usuários capturem imagens para verificar ferramentas ou monitorar rinocerontes em apenas um clique.

Além disso, pode ajudar a confirmar um pedido de venda, obtendo uma assinatura no seu smartphone.

O Canvas também ajuda nos cálculos para estimar corretamente o preço do pedido. O que mais? Mantém os usuários informados sobre a localização do equipamento ou dos membros da equipe com rastreamento por GPS.

A digitalização de código de barras em um clique, a assimilação contínua de pagamentos móveis e o upload do banco de dados de clientes em seus outros aplicativos são alguns de seus outros recursos notáveis.

Preço: teste gratuito disponível; A versão em nível empresarial começa em US $ 45.

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Recepcionista Greetly Digital

Greetly Digital Receptionist é um aplicativo para check-in de visitantes que ajuda os usuários a fazer mais. A administração é uma parte crítica e complexa de qualquer organização e o Greetly simplifica o fluxo de trabalho com automação.

Desde o gerenciamento da recepção até a fixação de reuniões ou a programação de viagens, este software ajuda a simplificar todas as tarefas múltiplas e economizar tempo.

Este software de gerenciamento de front office pretende economizar dinheiro e aumentar a eficiência, oferecendo um alto nível de personalização. Ele funciona em um log de visitantes baseado na nuvem e está sempre disponível para maior comodidade.

Além disso, ele envia alertas instantâneos por meio de uma mensagem de voz, e-mails, mensagens de texto ou usando o Slack.

Preço: avaliação gratuita de 14 dias disponível; começa a partir de US $ 99 / mês.

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Jive Voice

O Jive Voice é outra gravação automatizada integrada e baseada em nuvem

Este software de recepcionista é adequado para várias empresas de todos os tamanhos. Desde caixas de correio de voz até software de recepcionista virtual, oferece uma variedade de pacotes de VoIP hospedados. Este sistema de atendimento automático gerencia e atualiza o sistema telefônico em tempo real. Isso pode ser feito a partir de um dispositivo suportado pela Internet, usando o site da Jive.

O editor de plano de discagem visual do aplicativo ajuda o sistema telefônico a ser configurado de maneira incrível. Ajuda a criar agendamentos avançados usando um plano de discagem personalizado que é ativado automaticamente assim que o usuário sai. Os usuários também podem adicionar saudações personalizadas, ajudando-os a adicionar a programação para o dia inteiro de uma só vez.

Um de seus outros recursos principais é o recurso Find / Follow Me, que permite aos usuários direcionar as chamadas recebidas para vários telefones em um determinado arranjo. Isso ajuda os usuários individuais a criar um fluxo de chamadas exclusivo enquanto alterna para o seu ramal.

Preço: começa em US $ 19, 95.

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Hootsuite

Gerenciar a recepção não é apenas atender chamadas ou gerenciar visitantes. Mas também é sobre encontrar e criar um banco de dados de clientes e uma das melhores maneiras de fazer hoje é através das mídias sociais.

O Hootsuite é sem dúvida um dos principais softwares que ajuda os usuários a gerenciar suas mídias sociais em um só lugar. Dessa forma, ele se destaca como um software competitivo de gerenciamento de front office, ajudando as recepcionistas a se apossarem das mídias sociais.

O software foi projetado para economizar tempo, ajudando os usuários a agendar suas postagens sociais. Isso os ajuda a permanecer ativos nas plataformas de mídia social o tempo todo, agendando automaticamente várias postagens em todas as contas sociais ao mesmo tempo.

Ele também mantém os usuários atualizados com conteúdo pré-autorizado que a equipe pode postar. Os dados são salvos no arquivo em nuvem preferido do usuário.

O que mais? Ele também permite aos usuários estimar o efeito de promoções de mídia social com relatórios detalhados. Além disso, os usuários também podem procurar e filtrar bate-papos de mídia social usando hashtags, palavras-chave e também localização.

Os usuários podem encontrar conversas em vários idiomas. Isso os ajuda a ter uma ideia do que os outros estão falando sobre sua marca etc.

Preço: teste gratuito de 30 dias disponível; depois disso, custa US $ 5, 99 / mês.

Ao contrário da crença popular, uma recepcionista na recepção tem muitas coisas para gerenciar. Desde o gerenciamento de visitantes, participando de chamadas de clientes, agendando reuniões, almoços ou itinerário de viagem, até o gerenciamento de banco de dados de clientes, há muito a ser feito.

Esses são alguns dos softwares de recepcionista mais automatizados que os ajudam a economizar tempo e simplificar as coisas. Portanto, comece a implementá-los em seus negócios para aumentar a produtividade.