No mundo empresarial competitivo moderno, todas as organizações estão enfrentando novos desafios em relação à produtividade sustentada e criando a força de trabalho mais comprometida. A obtenção do resultado desejado em qualquer organização depende principalmente da consistência do nível de produtividade dos funcionários.

No ambiente de negócios de hoje, nenhuma organização pode executar seus níveis mais altos de produtividade, a menos que todos e cada um de seus funcionários estejam comprometidos em melhorar os níveis organizacionais de produtividade. Isso significa que os funcionários contribuirão para o crescimento dos negócios.

Infelizmente, porém, alguns empresários tendem a falhar em monitorar a produtividade diária de seus funcionários, e o resultado é o fato de que o desempenho no trabalho será prejudicial ao crescimento da empresa e isso não poderá ser detectado e controlado.

Tal coisa arruinaria a capacidade da empresa de atingir seus objetivos. Mas, graças à tecnologia e às ferramentas de software para monitorar a produtividade dos funcionários, as organizações não precisam esperar por muito tempo os programas de avaliação de desempenho dos funcionários para saber como estão indo no trabalho.

Principais razões para usar o software de monitoramento de funcionários

Os e-mails são a principal fonte de violações de dados para as empresas porque os funcionários precisam trocar informações por correspondência comercial, por isso é crucial proteger e rastrear dados quando você for obrigado a cumprir as leis HIPAA, solicitações GRAMA e regulamentos FINRA.

Existem algumas soluções simples de vigilância por e-mail disponíveis no mercado que o ajudarão a monitorar os e-mails dos funcionários para garantir que os dados críticos não sejam compartilhados intencionalmente ou inadvertidamente. Os programas de monitoramento de funcionários incluem habilidades de monitoramento de e-mail e mais ferramentas para monitorar outras atividades dos funcionários enquanto eles estão realizando seus trabalhos.

Outro aspecto central do software de monitoramento de funcionários é a capacidade de verificar suas atividades enquanto utiliza os equipamentos da empresa, como laptops e desktops. Essas soluções permitirão que você veja quais sites estão sendo acessados ​​por seus funcionários, quem são os funcionários que geralmente baixam arquivos e quando conectam ou removem unidades USB.

Essas ferramentas também poderão alertá-lo quando estiverem sendo pesquisadas palavras-chave específicas que exijam preocupação da sua empresa e incluem pesquisa de empregos, pornografia ou pesquisas relacionadas a contatos competitivos.

As melhores ferramentas para monitorar o local de trabalho oferecem controle administrativo que permitirá bloquear esses tipos de atividades e também restringir o acesso a sites inadequados ou desprotegidos. Você pode usar com êxito as ferramentas para monitorar o trabalho de seu funcionário e descobrir o que ele está fazendo atualmente.

O que você deve levar em consideração legal e tecnicamente?

O monitoramento dos e-mails dos funcionários pode parecer uma violação da privacidade dos funcionários, mas o Supremo Tribunal dos EUA decidiu em 2010 que é legal para organizações e empresas monitorar as ações dos funcionários enquanto eles estão no trabalho e enquanto usam os negócios ' equipamento. Isso inclui pagers, laptops, unidades USB e dispositivos móveis. Programas para monitorar logs principais e capturar senhas podem ser usados ​​mesmo se houver alguma controvérsia ética sobre o assunto de seu uso.

É importante lembrar que o governo federal não impõe restrições ao monitoramento da Internet por funcionários. Por outro lado, existem alguns estados individuais que colocam a proteção em primeiro lugar.

Atualmente, mais e mais estados estão exigindo que os funcionários notifiquem seus funcionários caso sua empresa monitore a atividade on-line dos funcionários e isso inclua pressionamentos de tecla e e-mails. Essas notificações podem ser divulgadas no manual do funcionário ou como um lembrete por email.

Modo invisível vs. modo transparente

Quando os empregadores estão usando essas ferramentas de monitoramento, eles podem escolher a opção de usá-los no modo furtivo ou transparente.

O modo furtivo também é conhecido como modo silencioso, e isso significa que os funcionários não podem ver o fato de que estão sendo monitorados. Ferramentas de monitoramento de alta qualidade serão executadas sem serem vistas e não detectadas pelos funcionários.

O modo transparente de vigilância permitirá que seus funcionários vejam o programa de vigilância em seus sistemas. Esse software requer instalação em cada computador individual, incluindo o portal administrativo. Isso não será tão fácil quanto o modo furtivo, pois os administradores terão que verificar todos os relatórios de cada sistema para ver como os funcionários estão.

Como as ferramentas de monitoramento funcionam?

As ferramentas de rastreamento de funcionários devem ser instaladas em vários sistemas, incluindo uma estação central, caso os empregadores desejem que eles não sejam detectados pelos usuários. Para que esse tipo de ferramenta funcione corretamente, você deve primeiro desligar o firewall e ele será ativado novamente assim que o processo de instalação estiver concluído.

Por outro lado, é praticamente impossível que o programa funcione sem correções e programação adicionais para permitir que o software de monitoramento de PC funcione em torno do programa. Isso abrirá um buraco no sistema de segurança e tornará a rede vulnerável a todos os tipos de malware, vírus, spyware e assim por diante.

Seja cauteloso com vírus disfarçados

Você deve estar ciente do fato de que existem muitas ferramentas de vigilância de funcionários que na verdade são vírus disfarçados e, embora possam oferecer recursos de registro de chaves e captura de senha, eles também coletam os dados nos bastidores e os vendem para violar os segurança da organização. A maioria das ferramentas para monitorar a atividade dos funcionários pode contornar o firewall, mas ainda é possível que algumas ameaças passem despercebidas.

Implantando o software: nuvem e local

Outro aspecto importante a considerar é a maneira como você está implementando o software. No local é a opção mais usada e a maioria das ferramentas a oferece. Isso permitirá que você hospede o programa e os dados que ele coleta no seu próprio servidor. Esta solução requer um pouco mais de conhecimento de TI e pode levar mais tempo para ser configurada. As soluções em nuvem, por outro lado, são mais fáceis de gerenciar e podem ser configuradas mais rapidamente do que a implantação local.

Soluções que atendem às suas necessidades

O software dos pais e o software de monitoramento são duas soluções que monitoram o uso do computador pessoal. Eles são instalados e usados ​​em um único computador e não representam as mesmas ameaças que as ferramentas de vigilância por e-mail, por exemplo, que já dissemos que funcionam em torno de firewalls.

O software de monitoramento e o software dos pais vêm com opções adicionais projetadas para evitar ataques cibernéticos, além de ferramentas para monitorar filhos e cônjuges quando eles ficam on-line.

Existem muitas empresas que também procuram softwares de email e aplicativos que monitoram mensagens de entrada e saída de spywares, vírus e cavalos de Troia.

Também há software de criptografia de email que pode proteger dados pessoais e informações críticas quando transmitidos a destinatários de terceiros. Essas ferramentas garantirão que os dados confidenciais sejam acessados ​​e usados ​​apenas por indivíduos que realmente precisam das informações, mantendo-os o mais seguro possível.

Aqui estão as cinco melhores opções para monitorar a atividade dos funcionários:

Teramind

A Teramind fornece software que simplifica o processo de coleta do comportamento do usuário dos funcionários nos PCs, a fim de identificar atividades suspeitas, monitorar a eficiência e a eficácia, detectar possíveis ameaças e garantir a conformidade do setor. A missão da Teramind é reduzir incidentes de segurança, fornecendo acesso em tempo real às atividades do usuário, oferecendo avisos, alertas, redirecionamentos e bloqueios de usuários para manter os negócios e as organizações o mais seguro e eficiente possível.

O software é fornecido nas opções de implantação local e baseada em nuvem para atender aos requisitos de qualquer organização.

A Teramind pode identificar com êxito quais usuários são mais arriscados para seus negócios, analisando as tendências em seus comportamentos. Você pode verificar quais políticas específicas eles violaram e depois educá-las para evitar futuros incidentes.

Com essa ferramenta, você também pode escrever regras que reagem a qualquer atividade observável do usuário, como impedir o envio de um email ou alertar quando um documento específico está sendo impresso. Você também tem a capacidade de gravar e registrar todas as atividades, e elas são reproduzidas como um vídeo e analisadas pelos metadados da sessão.

Para começar com o software, siga estas etapas:

• Inscreva-se gratuitamente no software de monitoramento de funcionários Teramind Basic Cloud.
• Instale os agentes de monitoramento nas máquinas que você deseja monitorar e decida sobre as opções de tempo integral ou parcial.
• Você precisa personalizar cada alerta e configuração de monitoramento para adaptar a plataforma às suas necessidades.
• Você pode acessar todos os recursos da plataforma do software para obter recursos exclusivos de monitoramento que aprimoram a segurança e a produtividade.

HipChat

O HipChat funciona muito bem como uma ferramenta complementar para plataformas no estilo WorkZone. Esta é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que é essencialmente um mensageiro instantâneo criado para os locais de trabalho. Você poderá usá-lo para configurar salas de bate-papo persistentes ou comunicação individual.

Um de seus recursos mais úteis é um histórico completo de bate-papo, e agora os funcionários que perderam uma reunião no HipChat não precisarão mais interromper outra pessoa para conversar, apenas terão que revisitar a sessão e navegar rapidamente por ela.

Esse software de rastreamento de tempo é uma ferramenta importante para verificar o desempenho diário do trabalho dos funcionários e pode ser uma oportunidade para identificar quais estratégias levam a mais produtividade.

WorkiQ

O WorkiQ é uma ferramenta que rastreia o comportamento do computador dos funcionários e fornece relatórios sobre o tempo gasto em aplicativos não produtivos e produtivos. O painel da ferramenta fornece visuais claros que informam quais funcionários e ativamente envolvidos no trabalho e quais estão sendo distraídos continuamente.

Essa ferramenta oferece a você o poder de categorizar todos os tipos de atividades, rastrear processos em todos os aplicativos e comparar como diferentes usuários processam unidades de trabalho semelhantes. Os painéis de gerenciamento fornecerão as seguintes vantagens:

• Identificando comportamentos improdutivos no momento da ocorrência
• Detectar e também recompensar o comportamento produtivo
• Comparando a produtividade real dos funcionários, incluindo a mistura e a complexidade do trabalho que os funcionários lidam
• Gerenciando trabalhadores remotos
• Identificando os melhores desempenhos para poder replicar seus processos ao longo do tempo
• Melhorar a distribuição do trabalho através da identificação de habilidades subutilizadas ou funcionários com excesso de trabalho

DeskTime

DeskTime é um aplicativo de rastreamento de tempo simples e seguro que permite aumentar a eficiência e a produtividade da sua empresa. Com esta ferramenta, você pode monitorar as atividades diárias, licenças médicas, horas extras e férias de seus funcionários com mais facilidade. Você poderá obter uma visão geral clara do fluxo de trabalho da sua equipe. Com o DeskTime, você pode rastrear aplicativos, URLs e também o tempo off-line, além de acessar dados detalhados sobre a maneira como seus funcionários estão usando aplicativos e sites e o que estão fazendo quando não estão online.

A ferramenta oferece capturas de tela automáticas e rastreadores de taxa de atividade, permitindo que você acompanhe o tempo gasto em projetos individuais. O DeskTime fornece informações e relatórios detalhados para cobrança, e você pode usá-lo para personalizar facilmente, fazer o download e também enviar relatórios CSV para fornecer a seus clientes as informações mais precisas sobre a quantidade de trabalho e tempo gasto em todos os projetos desenvolvidos pela empresa..

Você pode supervisionar equipes locais e remotas, tanto no seu celular quanto na sua área de trabalho, e assim economizar tempo examinando os relatórios sobre o desempenho de seus negócios enquanto estiver em trânsito. A equipe de suporte da ferramenta está disponível via chat, correio de voz e também por email. A equipe do DeskTime segue os padrões de segurança do setor para proteger as informações pessoais fornecidas.

Asana

O Asana é uma ferramenta que oferece tarefas, projetos, painéis e conversas para permitir que as equipes movam o trabalho com mais eficiência do início ao fim. Você pode usá-lo para ver o progresso de qualquer projeto sem agendar uma reunião de status ou sem precisar enviar e-mails. Com essa ferramenta, você poderá usar campos personalizados para rastrear qualquer coisa que seja de grande importância para você, seja bugs, candidatos a emprego ou leads.

Você pode organizar suas tarefas em listas ou quadros compartilhados para todas as suas reuniões, programas e iniciativas. As seções e colunas permitem personalizar o Asana para corresponder aos seus fluxos de trabalho e adicionar estrutura a todos os seus projetos.

Você será capaz de dividir o trabalho de uma tarefa em partes menores ou dividir o trabalho entre vários projetos e, quando uma única tarefa se tornar uma iniciativa grande e importante, você poderá transformá-la rapidamente em um projeto.

O comportamento dos funcionários é imprevisível e, com a ajuda dessas ótimas ferramentas, você poderá aumentar a eficiência no trabalho e a produtividade geral da sua empresa. Navegue por todos eles e escolha o seu favorito, de acordo com suas necessidades. Garantimos a alta qualidade de todas as ferramentas que discutimos acima para monitorar a atividade de seus funcionários no trabalho.